19.05.2023

Каким компаниям нужен электронный документооборот и как на него перейти

Что такое электронный документооборот

Вместо того, чтобы отправлять бумажные документы по почте или курьером, организации могут обмениваться электронными документами. Такая система обмена называется ЭДО. Есть три вида электронного документооборота:

 

  • внутренний — с его помощью обмениваются документами внутри компании;
  • внешний — это обмен документами между организациями;
  • с государственными органами — так компания сдает отчетность в налоговую, социальный фонд и другие госорганы.

Внутренний электронный документооборот может существовать в форме, удобной для компании, потому что он не регулируется государством. Нормы работы с остальными видами ЭДО закреплены в соответствующих законах: Налоговом кодексе РФ, различных федеральных законах, постановлениях правительства, приказах ФНС и др.

Как работает ЭДО

Чтобы обмениваться с госструктурами и другими компаниями документами с помощью ЭДО, необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись. 

ЭЦП бывает нескольких видов — простой, неквалифицированной и квалифицированной. 

Подробнее о том, какую электронную подпись выбрать и как ее оформить, мы рассказали в статье.

Статья: Что такое ЭЦП, для чего нужна и как ее получить

Переслать документ напрямую другим организациям в рамках ЭДО нельзя — этим может заниматься только специальный оператор ЭДО. Это отдельная компания, которая обеспечивает безопасность обмена данными и подтверждает юридическую значимость документов. Фактически это посредник между компаниями, который отвечает за связь в рамках ЭДО между компанией и контрагентом. 

Сам сервис ЭДО открывается в браузере, а внутри есть папки с отправленными и принятыми документами, поиск, справочник и возможность редактировать текст. В личном кабинете можно проверить, получил ли контрагент документы и подписал ли их. 

 

image

Как работает оператор ЭДО

Каким компаниям нужен ЭДО

В 2022 году на ЭДО в обязательном порядке уже перешли: 

 

  • бюджетные организации;
  • компании, которые занимаются оборотом маркированных товаров;
  • организации, которые принимают участие в государственных закупках по закону 44-ФЗ.

К 2024 году планируется сделать ЭДО обязательным для всех бюджетных организаций. По концепции развития ЭДО на сайте ФНС, к 2024 году около 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронном виде.

Если ваша компания еще не перешла на ЭДО, то лучше начинать к этому готовиться уже сейчас: так вы будете готовы к изменениям и сможете безболезненно поменять формат документооборота.

Преимущества ЭДО

Экономит деньги

С ЭДО можно снизить траты на доставку и курьеров, на бумагу и сопутствующие расходные материалы. Кроме того, для электронных документов не нужно физическое хранилище: не придется покупать дополнительные стеллажи в офис или арендовать архив для бумаг. 

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота в компании можно в специальном калькуляторе на сайте ФНС России.

Экономит время

ЭДО позволяет автоматизировать процессы, связанные с обменом документами: подписание, утверждение и согласование. Доставка электронных документов тоже занимает меньше времени, чем доставка бумажных: всего несколько секунд. Это снижает риск человеческих ошибок и ускоряет обработку документов. 

Сокращает использование бумаги

Использование электронных документов снижает расход бумаги и скорее всего уменьшает негативное влияние на окружающую среду.

Уменьшает риск потери или порчи документов

Бумажные документы можно повредить во время доставки или потерять уже после получения, а оперативно восстановить их не получится. Электронные документы легко отслеживаются и хранятся — они точно не потеряются в пути. 

Недостатки ЭДО

Зависит от техники и стабильного интернета

Если система ЭДО или компьютеры отказывают в работе, это может привести к остановке обмена документами и задержкам в выполнении задач.

Возможны проблемы с безопасностью

В ЭДО есть риск несанкционированного доступа к электронным документам. Это может привести к утечке конфиденциальной информации.

Сложно и дорого внедрять 

Чтобы организовать ЭДО в компании, нужно выбрать систему электронного документооборота, подключить оператора ЭДО и обучить сотрудников новым технологиям. Это стоит дополнительных средств и требует сил и времени бизнеса. 

 

image

Тарифы у всех операторов разные, но обычно они включают в себя определенное количество комплектов документов

image

Некоторые операторы предлагают простой тариф с оплатой за один документ: это удобно, если компания небольшая

Не все пользуются ЭДО

Если организация, с которой вы работаете, не подключена к ЭДО, вам придется создавать документы в двух вариантах: бумажном и электронном.

Как перейти на ЭДО

Оформить электронную подпись

Она может быть только у генерального директора, если все документы подписывает он, или у ключевых сотрудников, например, главного бухгалтера или финансового директора. Подробнее об оформлении подписи читайте в статье: Что такое ЭЦП, для чего нужна и как ее получить

Выбрать оператора 

Актуальный перечень операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС России. Фактически все операторы предлагают похожие функции, так что компания может выбирать любого в зависимости от условий. 

На что обратить внимание при выборе оператора:

 

  1. Стоимость: как регулярно надо платить. Например, если вам нужно отправлять пять комплектов документов в месяц, выбирайте тариф с оплатой за отправку. Если у вас большой объем документов и много отправок, выгоднее будет выбрать пакетный тариф.
  2. Интерфейс: насколько он интуитивно понятный для сотрудников.
  3. Оперативность внедрения. Некоторые системы ЭДО можно подключить за один день, с другими потребуется помощь специалистов и дополнительное время.
  4. Наличие платы за обмен документами с другими сервисами. Это важно, если ваши партнеры уже подключены к другому сервису ЭДО.
  5. Дополнительная плата, например, за входящие документы.
  6. Служба поддержки: если вам важна оперативная помощь, выбирайте тот сервис, где есть круглосуточная поддержка.

Перевести на ЭДО партнеров

Когда организации-партнеры не подключены к ЭДО, компании придется создавать для них два комплекта документов: в бумажном и электронном виде. Поэтому важно предлагать партнерам переходить на ЭДО, чтобы сделать работу комфортной для всех. Если не можете самостоятельно объяснить контрагентам преимущества, попросите помощь у оператора ЭДО — некоторые предоставляют такую услугу.

Обучить сотрудников

Некоторые консервативные сотрудники в компании могут устроить бойкот новым технологиям, если им комфортно работать в старом привычном формате. Поэтому важно рассказать сотрудникам о преимуществах ЭДО, обучить работе с программой и электронными подписями.

 

Источник: https://www.nic.ru/info/blog/electronic-document-management

Все фото и видеоматериалы принадлежат их владельцам и используются только в демонстрационных целях. Пожалуйста, не используйте их в коммерческих проектах.